Come Fare una Fattura: i Programmi per Poterla Compilare
La fattura è un documento fiscale che tutti i possessori di partita iva devono necessariamente compilare nel momento in cui prestano un servizio, e lo stesso vale per i proprietari di un’attività commerciale, che devono obbligatoriamente tener conto dei propri incassi. Essa può essere cartacea o elettronica, vale a dire realizzata attraverso uno dei vari programmi di cui parleremo in seguito: vediamo insieme come fare una fattura in modo corretto.
Innanzitutto, dobbiamo ricordare che ogni fattura va emessa insieme al suo duplicato: l’originale resta al cliente, mentre è compito del professionista o dell’imprenditore conservare la copia negli archivi personali, per un periodo di almeno dieci anni.
Una fattura, poi, deve contenere alcuni elementi essenziali, richiesti dalla legge: la data, il numero di partita iva, la somma ricevuta e la modalità di pagamento, l’ammontare dell’iva e l’importo finale. Questi dati servono al fisco per conteggiare le entrate dei professionisti o dei commercianti, i quali sono obbligati a fatturare, ovvero registrare e conteggiare, i propri introiti.
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1. La fattura cartacea
Come dicevamo sopra, la fattura può essere cartacea o elettronica. Il metodo più semplice e immediato, dunque, è quello di utilizzare carta, penna e un foglio di carta carbone (o una fotocopiatrice) per realizzare le copie. In alternativa, può essere utilizzato un timbro per compilare più velocemente il documento, o uno dei tanti modelli preimpostati acquistabili in cartoleria.
La fattura cartacea – scritta a mano o con la macchina da scrivere – non è adatta a coloro che devono emettere fattura più volte al giorno, in quanto comporta un notevole rallentamento dei tempi. Al suo posto, dunque, può essere utilizzato un programma: l’uso della tecnologia, difatti, permette di realizzare un numero elevato di copie in pochi minuti.
Vediamo come fare una fattura attraverso il computer
2. Utilizzare i programmi
L’uso del computer, e dunque di alcuni programmi, comporta enormi benefici per coloro che devono compilare un numero elevato di fatture, come i possessori di un’attività commerciale, che devono rendere conto di tutti gli incassi: innanzitutto, automatizzando i processi di compilazione, il tempo impiegato sarà minore; in secondo luogo, utilizzare un software che esegue da sé i calcoli necessari (arrotondamenti, conteggio dell’iva ecc.) permette di ridurre notevolmente la possibilità di commettere errori all’interno dei documenti emessi – e dunque di ritrovarsi in situazioni spiacevoli in seguito.
Non dimentichiamo, inoltre, che l’uso della tecnologia permette di ‘svecchiare’ parecchio l’immagine dell’azienda, mentre i metodi classici risultano ormai piuttosto obsoleti.
3. I software da utilizzare
Per emettere una fattura possono essere utilizzati diversi programmi: alcuni servono soltanto a velocizzare il processo di scrittura, in quanto fungono da ‘macchina da scrivere automatizzata’ , ma non permettono di effettuare calcoli, mentre altri sono in grado di compilare il documento nei minimi dettagli e con uno sforzo esiguo da parte del professionista.
Vediamo in seguito alcuni programmi più comuni.
4 Microsoft Word
È il programma di videoscrittura più conosciuto e usato al mondo, estremamente intuitivo e semplice da utilizzare: in pratica, è come una macchina da scrivere virtuale, che consente di compilare in pochi minuti – attraverso il ‘copia e incolla’ – un gran numero di documenti.
La grande pecca di Microsoft Word è che non permette di calcolare l’iva o altre percentuali necessarie per l’emissione della fattura (ad esempio i ribassi, gli sconti ecc.).
5 Microsoft Excel
Rispetto a Word, Microsoft Excel è un po’ meno immediato nel suo utilizzo: la compilazione corretta dei fogli di calcolo necessita una certa esperienza ma, una volta apprese le principali nozioni, sarà possibile emettere fatture ed effettuare conteggi in breve tempo, senza il rischio di commettere sviste o errori.
Tuttavia, utilizzando Word, Excel o altri software dalle funzionalità simili, sarà comunque necessario stampare le due copie, quella da conservare e quella da consegnare ad una persona.
Di recente, comunque, le pubbliche amministrazioni non accettano più fatture cartacee, ed è dunque obbligatorio avvalersi della procedura online, ancora poco conosciuta: vediamo i passaggi fondamentali per fare una fattura elettronica, in maniera puramente telematica.
6 La fattura elettronica
Come dicevamo, dal 2008 è obbligatorio emettere una fattura elettronica quando ci si rapporta alla Pubblica Amministrazione. Si tratta di un documento in formato XML, dunque inalterabile, che contiene tutti i dati necessari per la registrazione e il conteggio del fatturato da parte del fisco.
Quali strumenti servono e come fare una fattura elettronica? Ecco i principali passaggi.
Innanzitutto, i professionisti o gli imprenditori devono possedere:
– Una casella PEC, ovvero una casella di posta elettronica certificata (il cui costo varia dai 5 ai 10 euro all’anno), che consente di inviare documenti in modo sicuro e certificato, come una sorta di ‘raccomandata virtuale‘.
– Un kit per la firma digitale, che altro non è che una piccola pen drive contenente i dati personali dell’imprenditore, chiamata Carta Nazionale dei Servizi (CNS), utilizzata per ‘firmare’ i documenti. Esistono numerose aziende che forniscono tale servizio, con costi variabili a seconda delle funzionalità incluse: un modello base ha un prezzo di circa 50 o 60 euro. Una volta ricevuto il kit, ricordatevi di recarvi in Questura per l’identificazione.
– Un software per compilare documenti in formato XML. Questa è probabilmente la parte più complessa, ma per fortuna esistono servizi online – anche gratuiti, uno su tutti FatturaPerTutti.it – che permettono di generare in modo più o meno semplice questo tipo di file.
Una volta realizzato il file XML completo, sarà possibile apporre la firma grazie al kit di cui dicevamo prima ed inviare il tutto attraverso il Sistema Informatico di Interscambio Dati, vale a dire il servizio di posta elettronica certificata.
Ricordiamo che il sistema non si limita a spedire i file, ma effettua anche verifiche e controlli, per cui un documento che contiene errori potrebbe tornare al mittente: abbiate cura di compilare con attenzione la vostra fattura, per evitare questo spiacevole inconveniente.
Inoltre, altri mezzi – come la comune posta elettronica, la raccomandata o il fax – non hanno lo stesso valore legale: la fattura, dunque, risulterebbe nulla.
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Conclusioni
Inoltre, sempre su come fare una fattura, ci sono altri sistemi che consentono di compilare ed inviare una fattura elettronica, come il servizio gratuito offerto dalle Camere di Commercio, che permette di gestire fino ad un massimo di 24 fatture all’anno, utilizzando semplicemente la propria Carta Nazionale dei Servizi, o il software opensource ‘Modulo Fatturazione Attiva‘, messo a disposizione dalla LAit spa.